Главная › Новости

Понятие офиса проекта. Описание существующих видов офисов.

Опубликовано: 07.11.2018

Разработка проекта офисного центра.

Данная статья рассказывает о методах организации офиса для реализации проекта – физическом месте, представляющем некое пространство, где ведет свою деятельность проектная команда. Управление любым серьезным и крупным проектом должно производиться весьма представительной командой, в которую входят руководитель проекта (или менеджера), специалистов, представляющих разную направленность деятельности, нескольких сотрудников, выполняющих определенный ряд функций. При этом вся специфика их деятельности обусловлена:

Временным существованием команды, которое определено временем реализации проекта. Изменяющимся составом проектной команды, когда часть специалистов привлекается на определенный этап для решения конкретных задач, например: Все работы могут вестись параллельно основному выполнению основных должностных обязанностей участвующих в проекте специалистов. Такой подход характеризуется несколькими часами работы над проектом. Специалисты могут выполнять свой круг обязанностей, возложенный на них руководителем проекта, находясь территориально в разных городах или даже странах. Члены команды, вовлеченные в реализацию проекта, могут одновременно являться штатными сотрудниками нескольких организаций.

Такие особенности командной работы в проектном управлении накладывает некоторые особенности на специфику деятельности, главная из которых – потребность в инфраструктуре, при помощи которой будут осуществляться все функции с целью сохранения конфиденциальной информации и коммерческих тайн, вверенных руководителю проекта и его подчиненным.

Проект СЗЗ: понятия и суть проекта, часть 1 (урок 7)

В отличие от обычного офиса, офис, где решаются задачи по реализации проектов, довольно специфическая инфраструктура. Он позволяет максимально эффективно подойти к работе по достижению установленной цели, опираясь на имеющиеся компьютерные, коммуникационные и информационных технологий, а также с применением разработанных стандартов и нормативов для осуществления деятельности по реализации проекта.

Главная задача офиса – обеспечить надежную взаимосвязь между всеми членами команды при помощи всех возможных способов коммуникации. В офисе члены проектной команды могут исполнять возложенные на них обязанности, хранить всю документацию и информацию, относящуюся к проекту, встречаться с клиентами, проводить совещания и т.д.

К сожалению, российский менталитет часто отторгает идеологию проектного офиса, как это распространено в европейских странах. Для западных и европейских коллег офис:

Определенное количество мест для выполнения своих должностных обязанностей сотрудниками, привязанных к одному географическому объекту, например, городу, в том числе: Главный офис проекта, где ведут свою деятельность руководитель проектной команды, хранится вся важная информация и пр. Набор офисов, разделенных территориально и оборудованных средствами коммуникации для эффективной работы всех членов команды. Виртуальный офис – набор программно-телекоммуникационных средств связи, которые не привязаны к определенным географическим точкам, но позволяют выполнять связь между всеми участниками проекта по всем имеющимся стандартам.

Вся структура проекта зависит от масштаба проекта и его специфики. Рассмотрим ключевые принципы для всех видов существующих систем.

Многоуровневая система . В системе данного типа офис состоит из нескольких уровней, каждый из которых отвечает за выполнение определенных задач.

На первом уровне работают менеджеры проекта. Они разрабатывают план, основанный на имеющемся объеме ресурсов, производят анализ будущих затрат, стоимости и сроков. Кроме того, в их обязанности входит контроль над проектом и формирование всевозможных отчетов.

На следующем уровне ведутся обсуждения в части рационального формирования портфеля и выбора проектов для включения в него.

Последний уровень обусловлен решением задач и проблем, напрямую связанных с корпоративной политикой компании.

Одноуровневая система . Данная система характеризуется направленностью офиса на реализацию одного конкретного проекта.

К ключевым факторам создания офиса одноуровневой системы являются:

Физическое наличие помещения, используемое в качестве офиса. Внутренние стандарты компании в отношении реализации проектов. Программное обеспечение, направленное на облегчение работ специалистов проектного коллектива. Набор типовых шаблонов, позволяющих выполнять однотипные задачи. Компьютерная сеть с наличием доступа в интернет. Виртуальная сеть, созданная с использованием специального программного обеспечения.

Говоря о виртуальном офисе , стоит отметить, что он представляет единую телекоммуникационную сеть, к которой имеют доступ все участники реализации проекта. При помощи данной сети члены проектной команды могут получать доступ к необходимой информации, существует возможность вести контроль над выполняемыми работами, анализировать расход ресурсов и т.д.